事务书信的格式和写作要求

作者:互联网 - 范文大全 -

事务书信的格式和写作要求

事务书信是指涉及各种事务问题,联系商洽工作的信件。这种书信的格式和写作要求比较严格,要特别慎重对待。

1.事务书信的格式

事务书信通常由下面七部分组成:信头、收信人名称地址、称呼、正文、结尾套语、签字及其他。另外,有的事务书信还有下列项目:投递说明、收件人或注意事项、事由、备查、抄送说明。

2.事务书信的写作要求

信头:

信头位于信纸的中上方,印有包括公司名称、地址、电话号码、传真号、电报挂号,以及公司负责人的姓名等。信头的设计要美观、简洁。

如临时打印信头,则寄信人的名称和地址,应打在信纸的右上角,位于日期上面。正式函件只在第一页信纸印上或打上信头,其他续页可用空白信纸,只需写上页码、收信人名称及日期即可。

日期:

事务书信的日期不可漏写。日期应打在信头下四至六行的右方,或在寄信人地址的下方。月份最好不要使用略字,也不可用数字来代表,必须完整地写出来。有两种写法:英式为19(th)april,1995;美式april 19,1995。英式写法日在先,月在后,而美式则相反。如全部使用数字表示日期,容易引起误解,应避免使用。

收信人名称及地址:

信内名称地址仍应重写一次,并与信封上的收信人名称地址一样。通常打在信纸的左边,低于日期二三行,也有打在信末端左边,在签名下约二至四行处。

收信人的单位名称如何排列,应严格按收信人所定的方式,出于礼貌和准确性,切勿擅自更改。

敬语的用法及略写也有一定习惯。比如,mr.

(mister)冠于男子姓氏前。messrs.(messiears)是英语 mr.的复数,相当于gentlemen,不含人名而冠以定冠词the的公司名称,均不用messrs.在英国,如公司行号含人名时,多用messrs.。例如:messrs. lake kane& co.,ltd;mrs.为已婚女子,则在后面写其夫姓,mrs. judd;miss为未婚女子,其复数为misses;dr.(doctor)冠于博士姓名前;rev(reverend)用于神职人员姓名前,可加定冠词the。另外还有某地长、内阁部长、议员、大使、法官姓名前用hon.,总统、总经理、会长、大学校长的姓名前用pres,教授姓名前用prof.

信内地址写法,英美格式差别较大。美式写法:门牌号前没有no.字样,后面也没有逗点。而英式写法则相反。如:

mr. clark cooper

no.8,queen victoria street

london,e.c.2

england

注:e.c.2指伦敦东区2。

称谓:

事务书信中的称谓应是礼貌称呼。公文中常用较正式的礼貌称呼:sirs。公司行号等商业书信多用dear sirs,英国人在其后还要加上逗号;美国人多数用gentleman称呼公司行号,但仅限于复数,在其后用冒号,gentleman和dear gentleman根本不用。当收信人只有职称而无姓名时,不能单独用单数sir,而要在sir前面加上dear,即dear sir。也可写上姓,如“dear sir lewes:”。

正文:

正文就是信的内容、主体。正文在称谓下两行开始,顶端书写(不像中文信要空两格);段落之间空双行。正文的文字不要太长,尤其是头尾两段,一定要简短一些。正文在打字时,普通纸占用信纸的四分之三位置,两边及信纸上方要留有适当的边缘,下方的空白要更大。左边边缘垂直整齐,右边则尽可能整齐。

结尾套语:

结尾套语相当于中文书信信末的“××敬上”等词。通常紧贴信文最后一行下一二行书写,并加逗号。较常见的有:yours truly,yours very truly,truly yours,very truly yours,yours faithfully,faithfully yours。如果收信人是个人,则可用:yours sincerely,sincerely yours。

本文内容由 文章分享网(原文链接:https://www.wenhuaxinxi.com/200002/1719192.html)本站为各位整理





饲料化验员岗位胜任力自我评价

饲料化验员岗位胜任力自我评价(一):化验员自我鉴定 化验员自我鉴定 我叫xx,是xx工作人员,以下是在这一年里面我的付 ...

工程测量实训小结

测量实习是测量学理论教学和实验教学之后的一门独立的实践性教学课程,目的在于: 1、进一步巩固和加深测量基本理论和技术方 ...

职场邮件礼仪

邮件主要功能 1、使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论,以及达成的共识一目了然,并保持跟进直至工作完成。 2、 ...

《课之精华》之六(后记)

《课之精华》之六(后记) 课之精华四听课 在课堂上,没有参与教师与学生之间双边活动的人,就是在听课。 如果 ...

2016年民主生活会,党委副书记对照检查材料

2016年民主生活会,党委副书记对照检查材料(一):2015年三严三实民主生活会对照检查材料 2015三严三实民主生活 ...

校园文化建设工作总结

由一个总结之时到来,回顾我校在校园文化建设方面所做出的工作是历历在目。本年度,我校仍以“抢机遇,抓管理,提高教育教学质 ...

2014年最新有关销售实习周记范本精选

实习第四个星期我开始独立接触一些业务,公司也知道对于销售,我是一个很新的新手,所以刚开始让我做的,主要是通过电话跟客户 ...

预备党员学习党章思想汇报

敬爱的党组织: 我身为一名预备党员,在工作和学习中对自己始终严格要求,在2012年我深入学习党章,并将其中的理论贯彻到 ...

大学生物流实习周记范文

第七周实习周记 时间过得好快啊,转眼间实习已经到第七周了,马上就要实习结束了。回头看看刚开始还是那么的不情愿现在即将结 ...

参观变电站的认知实习报告

认识实习是为了让我们对所学过的各种电气设备有一个感性的直观的认识,从而把书本上的理论和现实中的技术联系与结合起来。 经 ...

学习党的十七届五中全会精神的心得体会和感想

党的十七届五中全会在2010年10月15日至18日在北京胜利召开,这是我们全党和全国人民民政治生活中的一件大事,我们欢 ...

模具实习周记

在这个学期学院开展的第三学期实习活动中,我有幸参加了在中行工业xx模具公司的实习,次走入模具加工中心,接触模型制造工艺 ...

2013年电力公司工会工作总结

今年公司工会认真学习贯彻党的xx大和xx届三中全会精神,高举中国特色社会主义伟大旗帜,坚持以人为本的工作理念,为我工会 ...

人力资源和社会保障局“四督四查”专项检查工作方案

文秘人力资源和社会保障局“四督四查”专项检查工作方案 根据xx市纪委《关于建立基层党风政风“四督四查”监督检查机制的实 ...

医护专业暑期实践报告(实习自我鉴定)

实习阶段对于每一个即将跨入社会走上护理岗位的护士新生都是至关重要的一段经历。现代社会激烈地市场竞争,新的医学护理模式, ...

2016计算机教师工作总结

计算机教师工作总结(一) 转眼间,半年来的工作已经结束了,回顾这个学期以来,我所从事的三、五年级的信息技术教学工作,基 ...

十八大学习党课培训思想汇报

敬爱的党组织: 小学的时候我们就经常的唱“没有共 产 党就没有新中国……”那个时候不知道什么是党,脑海中也没有什么概念 ...

授权委托书范本大全

授权委托书范本 篇一 个人授权委托书 委托人姓名: 换照号码: 住 址: 电 话 委托人姓名: 身份证件号码: 住 ...

涉外礼仪之衣的礼仪

一、衣的礼仪 在与外国人打交道时,对于每一各涉外人员衣着的基本礼仪要求是:得体而应景。主要需要注意两个方面的问题。 ...

供电局实习报告

长海供电局实习报告 实习是学生大学学习中的实践环节。实习是每一个大学毕业生必须拥有的一段经历,它使我们在实践中了解社会 ...